「あの人しか触れないエクセル」をなくす方法｜共有＋AI（Claude Code）で属人化をほどく中小企業のやり方

結論：属人化エクセルをなくすのに、高い業務システムは要りません

多くの中小企業に、「あの人しか触れないエクセル」があります。複雑な関数やマクロが何層にも積まれていて、作った本人以外は中身が分からない。直したくても怖くて触れない。担当者が休むと、その業務が止まる——いわゆる属人化した表です。

これを解消するのに、高価な業務システムを入れる必要はありません。やることは大きく2つだけです。

1. 個人のエクセルを、チームで共有できる形（Googleスプレッドシートなど）に移す
2. AI（Claude Code）に、表の中身や関数を”日本語で説明・整理”させて、誰でも触れる状態にする

テックリンケージでも、社内の表はGoogleスプレッドシートでチーム共有し、この考え方で運用しています。この記事では、専門用語やコードを使わずに、何が問題で・何から手をつけるかを経営者目線で解説します。

そもそも「エクセルの属人化」の何が問題か

属人化した表は、たいてい優秀な社員が善意で作ったものです。「自分の作業を楽にしよう」と関数やマクロを足していくうちに、いつの間にか本人にしか分からない”ブラックボックス”になります。悪気はどこにもない。だからこそ厄介です。

問題は主に3つです。

• 担当者が休むと業務が止まる：その表を扱えるのが1人だけだと、休んだ瞬間にその業務が回らなくなる
• 直したいのに直せない：「この計算ルール、もう古いよね」と分かっていても、どこを触ると何が壊れるか誰も把握しておらず、放置される
• 引き継ぎができない：やり方が本人の頭の中にしかなく、異動・退職のたびにゼロから解読することになる

中小企業ほど、この「あの人しかできない業務」が経営リスクになります。人数が少ないぶん、1人が抜けた穴を他の誰かが埋めにくいからです。属人化の本当のコストは「時間」より「事業が止まるリスク」。ここを直すことには、時短以上の意味があります。

やり方①：まず「共有できる場所」に移す

最初の一歩は、AIですらありません。個人のPCに眠っているエクセルを、チームで開ける場所に移すことです。

テックリンケージでは、表をGoogleスプレッドシートで共有しています。クラウド上にあるので、誰でも開けて、最新版がどれか迷うこともなく、「あの人のPCにしかない」状態が物理的になくなります。これだけでも、属人化の半分は「アクセスできない問題」なので、大きく前進します。

エクセルをそのまま使い続けても構いませんが、その場合も共有フォルダやクラウドに置いて全員が触れる状態にするのが前提です。「個人のローカルにしかない表」を放置しないことが出発点です。

やり方②：AI（Claude Code）に中身を”説明・整理”させる

共有できても、中身がブラックボックスのままでは「開けるけど触れない」状態が続きます。ここでAIの出番です。

Claude Code（クロードコード） は、対話しながらファイルの中身を読み解いたり、作業を自動化してくれるAIツールです。エンジニアでなくても、日本語でこう頼めます。

• 「この表が何をしているか、計算ルールを日本語で全部書き出して」
• 「この複雑な関数を、もっと分かりやすい形に整理して」
• 「毎月変わる数字と、固定のルールを分けて」

ExcelやスプレッドシートとAIを組み合わせれば、頭の中にしかなかったルールが文章として出てきます。これを担当者が見て、「ここは古い」「これはもう使っていない」と一緒に整理していく。結果として、中身が日本語で残り、誰でも理解・修正できる表に変わります。

ポイントは、固定のルールと、毎月変わる数字を分けて持つこと。たとえば月次の集計表なら、こんな”様式”に落とし込むイメージです（数字はダミー）。プログラムというより、穴埋め式のメモだと思ってください。

# この表の「固定ルール」を日本語で書いたメモ
ルール:
  - 1人月の基準時間は160時間とする
  - 稼働率80%以上は「フル稼働」と表示する
  - 数字は毎月、下の「今月の入力」だけ書き換える

今月の入力:
  - Aさんの稼働時間: 96
  - Bさんの稼働時間: 160

こうしておくと、毎月触るのは下の数行だけ。上のルールは「正しい形」で固定されるので、コピペで古い式が紛れ込む事故が起きにくくなります。そして何より、この様式自体がそのまま引き継ぎ資料になります。

どれくらい効果が出るのか

数字はケースによりますが、たとえば「担当者が手作業でやっていた月次の集計」のような表だと、作業時間が体感で半分以下になることも珍しくありません。複雑な関数を読み解く時間が消え、毎月の入力が数行で済むからです。

ただ、本当の効果は時短ではありません。一番大きいのは——

• 担当者が休んでも、別の人が手順を見て対応できる
• 「この表、何してるか分からない」がなくなる
• 異動・退職があっても、引き継ぎ資料が最初から揃っている

つまり「会社が止まらなくなる」こと。中小企業にとって、これは時短よりずっと価値があります。

進めるときのコツ（つまずきやすい点）

• 一気に全部やろうとしない：まず「この人が抜けたら一番困る表」1つから。小さく成功体験を作るのが続けるコツ
• AIに丸投げして終わりにしない：AIが出した整理案は、必ず担当者が目を通して「合ってるか」を確認する。中身を理解する人を1人増やすのが目的なので、ここを飛ばさない
• 「ルールを日本語で残す」を習慣にする：新しく複雑な表を作ったら、必ず中身を一言で説明できる状態にしておく。これだけで属人化の再発が減ります

まとめ

• 「あの人しか触れないエクセル」は、高い業務システムなしで解消できる
• ①チームで共有できる場所（Googleスプレッドシート等）に移す → ②AI（Claude Code）に中身を日本語で説明・整理させる
• 固定ルールと毎月の数字を分けて持つと、再発しにくく、引き継ぎ資料にもなる
• 本当の成果は時短より「担当者が抜けても会社が止まらない」こと

テックリンケージでは、こうした「自社の面倒・危ういところをAIと整理する」やり方を、そのままお客様向けのサービスにしています。「うちのどの表から手をつけるべきか」を一緒に棚卸しするところから、お手伝いできます。